Stappenplan om te groeien naar versterking bestuurskracht en mogelijke bestuurlijke schaalvergroting

Volgens de hieronder afgebeelde tijdslijn is het voorbereidend proces in het aartsbisdom Mechelen-Brussel, na twee schooljaren informatie en sensibilisering, al redelijk ver gevorderd. Er zijn effectief in zo goed als alle scholengemeenschappen en schoolbesturen verkennende gesprekken bezig (of minstens gepland) over versterking van de bestuurskracht en bestuurlijke schaalvergroting. In sommige regio’s zijn de verkennende gesprekken achter de rug en is men klaar voor of gestart met fase 2 (zie verder)

• 
  Het schoolbestuur staat open voor bestuurlijke schaalvergroting en/of wenst minstens een versterking van de bestuurskracht;
  
• 
  Er zijn bestuursleden die zich willen engageren om tijd en energie te investeren in terreinverkenning, gesprekken met andere schoolbesturen, verzamelen van informatie en documentatie, uitwisselen van informatie, terugkoppeling naar het schoolbestuur e.d.;
  
• 
  Er zijn andere besturen in de scholengemeenschap/regio die openstaan voor bestuurlijke schaalvergroting en voor verkennende gesprekken daarover.
  

Mogelijk materiaal om op een gestructureerde manier verkennende gesprekken te voeren is de ‘Leidraad bij verkennende gesprekken met schoolbesturen in het kader van bestuurlijke schaalvergroting’ aangereikt door het Vicariaat Onderwijs, in samenwerking met het Comité Besturen van het Aartsbisdom Mechelen-Brussel. Hierbij de link::/sites/default/files/imce/leidraad_bij_verk._gespr._met_sben-nieuwe_versie-25-02-2015.docx. Voor een PDF-versie, klik hier:/sites/default/files/imce/leidraad_bij_verk._gespr._met_sben-nieuwe_versie-25-02-2015-pdf.pdf

Het is absoluut noodzakelijk de verschillende rubrieken eerst in eigen bestuur te bespreken om met een gelijkluidend standpunt naar buiten te komen bij bespreking van die items met andere besturen.

Fase 2: Gesprekken gericht op samenwerking



Intentie tot verdere gesprekken

De geïnteresseerde schoolbesturen engageren zich om bij elkaar af te tasten welke mogelijkheden er zijn om de samenwerking te optimaliseren en structureel sterker uit te bouwen; ze spreken daartoe een timing en agenda af en wie het schoolbestuur zal vertegenwoordigen. Die afspraken worden het best in een schriftelijke verklaring opgenomen. Ziehier een model van intentieverklaring: /sites/default/files/imce/intentieverklaring_voorbeeld.docx

Een quick scan is een eerste verkennend onderzoek van enkele belangrijke beleidselementen. De elementen worden bepaald in samenspraak tussen de schoolbesturen . Dat proces duurt het best niet te lang (zestal maanden). In een latere fase kan de inventarisatie grondiger gebeuren.

De volgende items komen wenselijk aan bod in een Quick scan:

• 
  Visie op onderwijs, pedagogisch project (tenzij al voldoende duidelijk uit verkennende gesprekken);
  
• 
  Statuten, aanverwante vzw’s en organisatiestructuur schoolbestuur (zie ook verder: ‘keuze van organisatievorm’)
  
• 
  Gegevens scholen (studieaanbod, leerlingenaantallen, organisatie)
  
• 
  Infrastructuur (eigendommen, zakelijk recht, toestand, investeringen, …)
  
• 
  Financiën (balans, jaarrekeningen, boekhoudsysteem, belangrijke engagementen…)
  
• 
  Personeelsstructuur en beleid
  
• 
  Schoolculturen, waarden en normen
  
• 
  Sterktes, verwachtingen, gevoeligheden
  

Indien de gesprekken in gunstige zin evolueren en de verschillende besturen willen zoeken naar een steviger engagement dan de functionele samenwerking (zoals bij een scholengemeenschap), dan kan men nadenken over de organisatievorm van de nieuwe vzw-schoolbestuur. In de vorming ‘bestuurlijke schaalvergroting: juridische en financiële consequenties’ die de Dienst Besturen van het VSKO organiseerde in januari 2015, kwamen verschillende mogelijkheden aan bod:

• 
  Keuze van de rechtsvorm: alleen vzw of stichting komen in aanmerking
  
• 
  Splitsing tussen bestuur (best in vzw) en vermogensbeheer (best in patrimonium-vzw of stichting)
  
• 
  Regels van goed bestuur (corporate governance)
  

• 
  Zuivere fusie (keuze voor nieuw project, toekomstgericht);
  
• 
  Opslorping: één van de vzw’s (de meest omvangrijke) neemt alle andere vzw’s op;
  
• 
  ‘Weegschaalfusie’ (verschillende vzw’s willen fuseren maar wensen elk hun impact te behouden op het bestuurlijk beleid; minder aangewezen want risico op gebonden stemgedrag en bij slechte verstandhouding kans tot onbestuurbaarheid).
  

• 
  Personele unie: samenstelling AV van de verschillende vzw’s is dezelfde (tot 2/3^de meerderheid). Keuze om overal dezelfde RVB aan te stellen (volmaakte personele unie) of verschillende raden van bestuur te installeren;
  
• 
  Koepel-vzw: een vzw die bestaat uit vzw’s schoolbesturen als basis voor samenwerking of een vzw die diensten verleent aan de samenwerkende vzw’s;
  
• 
  Samenwerking (functioneel, zoals in een scholengemeenschap, al dan niet in vzw-vorm).
  

• 
  Ziehier de presentatie over de juridische en financiële consequenties voorgesteld op de vormingsavond over Bestuurlijke schaalvergroting in Mechelen op 20 januari 2015: /sites/default/files/imce/2015_01_19_bestuurlijke_schaalvergroting_jur_fin.pptx
  

• 
  zie de Mededeling VSKO – Dienst Beleidscoördinatie, 3 februari 2014 (VSKO/DB/14.02), aangepast eind augustus 2014. U vindt het document ook via onderstaande link:
  

• 
  zie syllabus ‘Bundelen van krachten’ (Dienst Besturen), maart 2013) – te consulteren via de E-Gids: www.gidsvoorbesturen.be . Daar via zoekfunctie zoeken naar ‘Bundelen van krachten’ en vervolgens klikken op ‘leidraad bundelen van krachten’. Inloggen met persoonlijke inlogcode van bestuurder. De algemene URL is http://besturen.vsko.be . De meeste informatie over het bundelen van krachten vindt u in de rubriek ‘schoolorganisatie en –administratie’.
  

Na het uitspreken van de intentie tot verdere gesprekken en het uitvoeren van een quick scan kunnen de betrokken schoolbesturen beslissen een samenwerkings- of fusieproces op te starten. Hiervoor neemt men best de nodige tijd. Dat kan 1,5 tot 2 jaar in beslag nemen.

Die beslissing kan de vorm aannemen van een intentieovereenkomst waarin weergegeven wordt wat de bedoeling van de samenwerking is, de visie op besturen en de manier waarop de samenwerking vormgegeven zal worden. Het is een loyaliteitsverklaring en geldt tot er consensus bereikt wordt over de nieuwe statuten en het huishoudelijk reglement. Het bindt de participerende besturen. De inhoud moet dus overeenstemmen met het beoogde doel.

Zie model in E-Gids voor besturen en in de syllabus: Bundelen van krachten,

of klik hier: http://www.vikom.be/sites/default/files/imce/intentieovereenkomst_bundelen_van_krachten_voorbeeld_5.docx

Verzamelen en inventariseren van gegevens: in deze fase herneemt men alle aspecten van de eerder uitgevoerde quick scan maar die worden grondiger uitgespit en aangevuld met andere items. De deelnemende schoolbesturen bepalen, naast de noodzakelijke juridische, financiële en infrastructurele acties, welke processen ze nog wensen op te starten.

Hierbij een model van de volledige matrix van te onderzoeken gegevens: /sites/default/files/imce/matrix_stappenplan_-grondige_inventarisatie.xlsx

Naast en tegelijkertijd met het verzamelen en onderzoeken van de nodige gegevens en het opstellen van juridische documenten en financiële en organisatorische modellen, is er evenzeer nood aan het starten van een veranderingsproces. In de syllabus van de vorming ‘Bestuurlijke schaalvergroting: Organisatieveranderingen’ worden enkele aandachtspunten naar voren geschoven en enkele modellen om het proces van verandering in goede banen te leiden. U kunt de syllabus en verschillende nuttige documenten downloaden via http://besturen.vsko.be (bestuurderscode nodig).

De meeste modellen vertrekken van een zelfdoorlichting, vooral om te bepalen welke sterke en minder sterke punten, expertise e.d. aanwezig zijn in elke vzw en hoe die in een schaalvergrote structuur het best ingezet kunnen worden. Ook bieden de voorgestelde veranderingsstrategieën een goed beeld van hoe de nieuwe vzw er idealiter zou kunnen uitzien en met welke bestuurscompetenties ze het best kan worden samengesteld. Daarbij gaat ook veel aandacht naar de cultuur en de waarden die herkenbaar moeten kunnen blijven in de nieuwe structuur. Cruciaal is dat alle belanghebbenden (bestuurders, directeurs, beleidsmedewerkers, vakbonden, …) zo goed mogelijk bij het proces betrokken worden, zodat ze zich mede-eigenaar en verantwoordelijke voelen voor het uiteindelijke resultaat.

Wij pleiten voor een integrale benadering vanuit het kwadrant van Wilber. Vanuit die gegevens kunnen schoolbesturen in gesprek gaan met partners.



Rol van de bestuurder

De rol van de bestuurder is cruciaal in elk veranderingsproces. Hij/zij moet bereid zijn tot een transformatie om binnen de fusieorganisatie wellicht een andere rol op te nemen.

Hiervoor verwijzen we naar de vorming op maat die de Dienst Besturen van het VSKO aanbiedt, meer bepaald in het thema: ‘Nu nadenken over morgen. Toekomstgerichte reflectie over (aspecten van) de bestuurswerking’.

Succesfactoren voor een geslaagde fusie zijn:

• 
  Noodzaak – strategische meerwaarde
  
• 
  Focus op nieuwe kansen en successen
  
• 
  Inspraak en betrokkenheid bij het proces
  
• 
  Duidelijke communicatie en gestructureerde aanpak
  
• 
  Oude organisatie herkennen in fusieorganisatie
  
• 
  Rechtvaardige evenwichten
  
• 
  Vertrouwen in partners
  
• 
  Jobzekerheid
  

Om de succesfactoren van veranderingsprocessen optimaal te laten renderen worden passende werkvormen gevraagd. We benoemen er enkele.

• 
  Kickoff-meeting is een eerste samenkomst van de initiatiefnemers en alle betrokkenen waarbij het project toegelicht wordt, de doelen omschreven worden en de ruwe planning vastgelegd wordt. Doel van de samenkomst is de participanten mede-eigenaar te maken van het project en meteen inspraak te geven.
  

• 
  SWOT-analyse.
  

• 
  World café: werkvorm die geschikt is om met een grote groep samen na te denken over bijvoorbeeld de missie en visie van de nieuwe organisatie, de waarden te bepalen en dit op een heel participatieve wijze.
  

• 
  Brainstormsessie: kan gebruikt worden om nieuwe innoverende ideeën aan de oppervlakte te krijgen. We brengen daarvoor een aantal creatieve geesten samen die reflecteren over een of ander onderwerp en niet meteen hoeven te denken aan de praktische uitwerking ervan.
  

• 
  Jan Van Raes, Norbert Vanbeselaere, Hans De Witte, Filip Boen, Het recept voor een succesvolle fusie. De Cruciale rol van organisatiebinding, Acco Leuven/Den Haag, 2009, ISBN 978-90-334-7388-3
  
• 
  Veranderingsstrategieën De Caluwé-Vermaak (uit Leren veranderen): Kleurentest Dorine
  

• 
  Kwadrant van Ken Wilber over de integrale visie op cultuurverandering: concrete aanpak per beleidsdomein (buitenkant bovenstroom, binnenkant onderstroom)
  

http://www.vikom.be/dienst-schoolorganisatie/ondersteuning-schoolbesturen/nuttige-info-voor-schoolbesturen