Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Notulen algemene leden vergadering av pec 1910 d d. 25-03-2013

Dovnload 31.29 Kb.

Notulen algemene leden vergadering av pec 1910 d d. 25-03-2013



Datum21.05.2017
Grootte31.29 Kb.

Dovnload 31.29 Kb.

NOTULEN algemene leden vergadering AV PEC 1910 d.d. 25-03-2013
Aanwezig: Bianca Citteur, Koos Heijmans, Jan ter Burg, Woldenhof, Iepie Roorda, Marga Hilgers, Anneke Reuvers, Arjen Keers, Marielle Boers, Lody Scheve, Jaeques Overeem, Arno van Breukelen, Ronald Huethorst, Willem Smit, Bert Reuvecamp, Marianne Reuvecamp, Helmuth J.M. Mengerink, Wim Volkers, Rein Bosch, Flip Mikx, Henk van den Worp, Arjan Kruise, Jeroen Driehuis, Willem van Beek, Ria Blommers, Pierre Blommers, Alfred Rekers, Wim Koetsier, Mark Wijdens, Yvette Vos, Vincent Oldenhof, Martin Simons, Jolanda Schraa, Cees van den Engel, Marcel Diender, Ton Markink, Ina Oosterhuis, Aldrich Schmitz du Moulin, Marlijn Bijker.
Afwezig met kennisgeving: Ageeth Pierik, Evelien, moeder van Iris Nass, Jannie Hoegen, Kevin Woldberg, Erik Kloosterziel, Pieter en Els v.d. Lucht, Frank Reuvecamp, Linda Eektimmerman, Steven Stoffer. 


  1. Opening / Mededelingen

Lody Scheve heet iedereen van harte welkom. Lody heeft het over het uitgedunde bestuur. Dit komt door het voortijdig aftreden van de voorzitter Dineke Hofmeijer en door ziekte van secretaris Anneke Schutte. Lody geeft aan dat het onder de omstandigheden goed met haar gaat en er ligt een kaart in ze zaal om wat op te schrijven. Lody legt uit dat hij vandaag de voorzittersrol op zich neemt en Marlijn Bijker zal notuleren bij de vergadering.

Verder was het toch ook weer een bijzonder jaar voor av PEC 1910, want de vereniging heeft het toch voor elkaar gekregen om een Ekiden en een NK indoor te organiseren. Dank voor de inzet van de leden die dit mogelijk hebben gemaakt.

Lody geeft aan tempo in de vergadering te houden in verband met een lange agenda en hij stelt voor om een pauze te houden na het bespreken van het Jaarverslag 2012.


  1. Concept-notulen ALV AVPEC1910, 26 maart 2012

Er zijn geen op- of aanmerking over de notulen. De notulen zijn goedgekeurd door de aanwezige leden. Verder zijn er nog wel vragen naar aanleiding van de geschreven notulen, namelijk hoe het zit met de sponsor. Antwoord van het bestuur hierop is dat er gesprekken gaande zijn met een nieuwe sponsor en dat dit zo spoedig mogelijk bekend wordt gemaakt.

Ook was er de vraag of clubkleding verplicht is of niet? Clubkleding is alleen verplicht bij kampioenschappen en competities. Wel zou het mooi zijn als veel leden bij wedstrijden clubkleding dragen dit is namelijk goed voor het clubgevoel.



Ten slotte is er besloten om op- of aanmerkingen over de notulen meteen na het publiceren te doen en niet meer een jaar later in de ALV.


  1. Korte informatie-uitwisseling

  • Materiaalhok: Het materiaalhok had nog asbestplaten. Dit is aangepakt door een aannemer. Ook is het hok opnieuw ingericht door een aantal leden. Dank hiervoor.

  • Beleidsplan 2014 – 2016: Met gebruikmaking van een ledenpanel wil het bestuur dit voorjaar gaan beginnen met het maken van het beleidsplan 2014 – 2016. Waar willen we naar toe als club? Willen we een sportschool worden of een ondernemer op sportgebied? De uitkomst zal in de ALV van 2014 aan de orde komen.

Uit de zaal komt de vraag hoeveel tijd het gaat kosten om in het ledenpanel te zitten. Het antwoord hierop is dat je mee mag doen naar behoefte. Je kunt bijvoorbeeld nadat de grote lijnen zijn neergelegd afhaken.

  • Ledenpanels: het bestuur wil de leden nauwer betrekken bij de beleidsvorming m.b.t. belangrijke thema’s. Advisering door de panels geschiedt aan het bestuur dat verantwoording aflegt aan de ALV. Een ledenpanel waar het bestuur mee wil starten is voor de contributie.

Respons uit de zaal is dat de ledenpanels wel representatief moeten zijn. Als bestuur proberen we hier zoveel mogelijk naar te streven, maar lukt dit niet dan gaan we wel door met de panels.

  • Sportimpuls: binnen de overheid bestaat er een subsidieregeling genaamd sportimpuls. We gaan proberen hiervoor een aanvraag in te dienen. De aanvraag is bedoeld voor mensen met weinig geld en dan toch kunnen sporten.

  • Special Heroes: Via het NOC-NSF willen het bestuur mee gaan doen met “special heroes”. Het doel is om kinderen uit speciaal onderwijs aan het bewegen te krijgen. Een start wordt gemaakt met de onderbouw van de school ‘de Ambelt’. Vanuit de zaal is er de vraag of dit project ‘zelfsupporting’ is. Het antwoord is hierop dat er een plan van aanpak komt voor een structurele vergoeding. Het moet niet zo zijn dat de vereniging voor de kosten opdraait.

  • Bevrijdingsvuur: Dit wordt aan een aantal leden voorgelegd.




  1. Uitreiking bekers

De jurybeker, Henk van der Worp beker, gaat naar Marga Hilgers. De vrijwilligersbeker gaat naar Frank Reuvecamp.


  1. Jaarverslag 2012

Het jaarverslag wordt per paragraaf besproken. De volgende op- en aanmerkingen werden gegeven vanuit de zaal.

  • Bestuursinvestering in looptrainers. Er is nu weinig structuur bij de loopgroepen.

  • Vraag of de overstap van Start to Run naar Go4fit invloed heeft op de verzekeringen. Start to run heeft namelijk een ongevallenverzekering. Go4fit niet.

  • Geen fysiotherapie meer. Dit zou door een organisatie geregeld worden, maar dat is helemaal dood gestorven. Willem Smit maakt een voorstel om dit naar een hoger plan te tillen.

Jaarverslag is goedgekeurd door de aanwezige leden.


  1. Financieel jaarverslag 2012

Aldrich Schmitz du Moulin geeft toelichting op het financieel jaarverslag.

Die laat zien dat de liquide middelen iets teruglopen dit komt door de chips. De passiva zijn niet veel veranderd op de balans. Verder zijn de inkomsten groter dan op de begroting. Dit komt door de activiteiten veel opleveren, zoals scholen die gebruik maken van de baan en de fotofinish. De contributie viel tegen, dit komt omdat de kosten verkeerd waren begroot en het aantal leden is teruggelopen. Verder zijn de uitgaven lager dan begroot dit komt omdat de trainers impuls pas later is gestart dan begroot. Dus we hebben een positief resultaat.


Vanuit de zaal zijn er een aantal vragen over het financieel jaarverslag. De kleedkamers zijn geprivatiseerd, maar is het grootonderhoud nu ook voor de vereniging? Het antwoord hierop is nee. Hiervoor is de gemeente verantwoordelijk. Verder is er een vraag naar het grote verschil tussen 2011 en 2012 bij de resultatenrekening. De clinics in 2011 waren toen een buitengewone meevaller. Tevens werd er opgemerkt dat de energie rekening erg hoog was. Dit komt door een extra installatie, omdat de stoppen telkens doorsloegen.


  1. Kascommissie

Jan ter Burg en Bert Reuvecamp geven uitleg. Er is een accurate administratie en er wordt een decharge verleend aan het bestuur en de penningmeester. Verder zijn er een aantal aanbevelingen vanuit de kascommissie:

  • De kosten van de trainersimpuls jeugdleden zijn voor de helft gerealiseerd. De kascommissie ziet hierin financiële risico’s. Of gebruik dit om meer leden te werven.

  • Er zijn veel opzeggingen tijdens seizoen. Hiervoor zou PEC wel de kosten dragen van de jaarcontributie. Antwoord uit de zaal hierover is dat deze kosten bij de contributie zitten inbegrepen. Wel zijn er veel mutatiekosten voor elke verandering in gegevens van de atleten.

  • Declaraties worden laat gedaan. Kostenbeheersing is daardoor moeilijk.

Aanbevelingen worden door het bestuur van harte meegenomen in het financiële beleid.
Verder gaat Jan ter Burg de commissie verlaten. Bert Reuvecamp gaat door. Arno van Breukelen neemt het over. Leden nemen dit aan met applaus. Er wordt gevraagd of er iemand reserve wil zijn. Hierop is geen gehoor en er zal een oproep geplaatst worden op de website.


  1. Begroting 2013

Aldrich Schmitz du Moulin geeft toelichting op de begroting. De impuls baanatletiek wordt doorgezet. Het resultaat hiervan is niet direct zichtbaar. Het zit wel in de begroting verwerkt. Verder hebben we als vereniging het afgelopen jaar best wat geld overgehouden dit gebruiken we om de contributie niet te verhogen. Ook is er een investeringsplan. Zo moet het clubhuis onderhouden worden. Er is hiervoor nog geen specifiek bedrag bekend. Als er een concreet bedrag bekend is dan leggen we dat voor aan de ALV. Tevens wordt in het kader van het nog vast te stellen vrijwilligersbeleid, van elke atleet 25 euro gevraagd voor een vrijwillige bijdrage. Het is moeilijk in te schatten wat hiervan de inkomsten zijn. De begroting komt uit op een negatief resultaat. Met dit negatieve resultaat gaan we wel wat aan doen.

Er zijn een aantal opmerkingen vanuit de zaal. Of de kosten voor de trainers wel reëel zijn begroot. Hier vallen echter ook de activiteiten onder. Om duidelijkheid te creëren zullen deze gescheiden worden met elkaar en dus wat activiteitenkosten naar de trainerskosten gaan. Op deze trainerskosten zal nadrukkelijk worden gelet. Verder wordt er opgemerkt dat er een is geïnvesteerd in een trainersimpuls, maar nu moet er gedacht worden aan de resultaten hiervan, bijvoorbeeld de ledenwerving.


De begroting is goedgekeurd.


  1. Bestuursverkiezing

Voor de vergaderorde is er voor gekozen om eerst de bestuursverkiezing te doen en daarna door te gaan met de rest van de agendapunten.
Dineke Hofmeijer is voortijdig afgetreden als voorzitter. Anneke Schutte moest vanwege ziekte haar functie als secretaris neerleggen. Als nieuwe voorzitter wordt Willem van Beek voorgedragen. Na een korte introductie van zichzelf wordt hij met applaus aanvaard als nieuwe voorzitter. Als secretaris wordt Marlijn Bijker voorgedragen. Ook naar een korte introductie wordt zij als nieuwe secretaris met applaus aanvaard door de aanwezige leden.
Verder treden Marcel Diender en Bert Schraa af als bestuurslid. Twee nieuwe bestuursleden zijn voorgesteld aan de ALV, namelijk Anneke Reuvers en Arjen Keers. Ook zij zijn door applaus aanvaard.


  1. Voortgang vorig jaar door ALV vastgesteld technisch beleid.

Ton Markink geeft uitleg met behulp van een PowerPoint presentatie over de voortgang van het technische beleid. Als vereniging willen we streven naar een aantal speerpunten.

  • Het moet een leuke vereniging zijn, maar ook prestatief. Zo is er een hoofdtrainer aangesteld. Op dit moment geeft hij 4 dagen in de week training aan A en B junioren. Dit wordt nog uitgebreid naar specialisten.

  • De leerlijn moet worden verbeterd naar een vaste doorlopende lijn.

  • Ook naar de vereniging als sociale organisatie is gekeken. Zo worden er waterdagen en trainingskampen georganiseerd.

  • Tevens wordt geprobeerd de deskundigheid te bevorderen van de pupillentrainers door de trainer training te geven.

  • Verder wordt getracht de wedstrijddeelname van atleten te verhogen. Er wordt gedacht aan verplicht stellen van een aantal wedstrijden, zoals medaillewedstrijden. Hierdoor zal er een wedstrijdcultuur ontstaan.

Uit de zaal kwamen een aantal opmerkingen dat er al gespecialiseerd wordt door pupillen door aan de zaterdag loopgroep mee te doen van de C/D junioren. Dit zou niet goed zijn voor de ontwikkeling van het kind en het gaat tegen het beleid in van de atletiekunie. Respons hierop is dat het om een zeer klein handje atleten gaat die hieraan mee doen en dit puur als extra doen naast de groepstrainingen.




  1. Aanpassing statuten en huishoudelijk reglement

De inhoud van de statuten en het huishoudelijk reglement worden uitgelegd door Lody Scheve.

De atletiekunie heeft een aantal punten voor statuten waaraan elke vereniging moet voldoen. Die punten heeft de vereniging overgenomen. Om deze wijzigingen te laten aannemen moeten er tenminste twee derde van de leden aanwezig zijn op de ALV. Dit gaat niet lukken bij deze ALV en daarom zal er binnen vier weken een extra ALV plaatsvinden. Ongeacht de opkomst van die vergadering moet twee derde van de aanwezige leden instemmen dan is de wijziging in de statuten aangenomen.


Veranderingen die hebben plaatsgevonden in de statuten zijn de manier van communicatie, namelijk meer digitale communicatie en het vrijwilligerswerk kan verplicht worden gesteld.
Er waren een aantal op- en/of aanmerkingen aan de statuten vanuit de aanwezigen.

Er staan namelijk twee keer een nummer 7. Het vrijwilligerswerk en verplicht kan niet in een zin. Noem het dan verenigingswerk. Verder zou de naam van de vereniging in art. 2 anders moeten worden geschreven en in art. 6.1 staat wedstrijden deelname. Dit moet zijn wedstrijddeelname.

Deze punten worden veranderd in de statuten.

Alle leden gaan akkoord met de statuten in de wetenschap dat er een extra vergadering gaat komen. Het huishoudelijk reglement is al wel akkoord. Hierop is de zware procedure niet van toepassing.




  1. Aanpassing vrijwilligersbeleid

Lody Scheve geeft toelichting op het vrijwilligersbeleid. Dit is een gevolg van een beleid dat drie jaar geleden al is vastgesteld. Twee dagdelen in het jaar wordt van een lid verwacht dat zijn werk verricht voor de vereniging. Verandering op het beleid van drie jaar geleden is dat je werk verricht of een bedrag van 50 euro betaald.
Omtrent dit onderwerp is veel gediscussieerd tijdens de ALV. Punten die naar voren kwamen waren:

  • Het bedrag moet vooraf betaald worden, kan dit niet na afloop? Respons hierop is dat er een heel aantal niet hoeven te betalen, omdat zijn sowieso al werk verrichten voor de vereniging. Verder is voor de andere groep stimulans nodig om ze aan het werk te krijgen.

  • Is er genoeg plek om iedereen werk te laten verrichten? Antwoord hierop is dat er zeker genoeg plek is voor iedereen om iets te doen. Echter is het zo dat een lid wel hulp heeft aangeboden en er was niets, dan krijgt diegene zijn geld terug.

  • Maak inzichtelijk waarom en waar er de behoefte bestaat. Het bestuur zal inventariseren en met een lijst komen waar er hulp nodig is.

  • Wie gaat dit beleid uitvoeren? Dit gaat het bestuur doen samen met drie coördinatoren.

  • Wordt het bedrag van 50 euro per lid of per gezin berekend? Het bedrag moet per lid worden betaald. Vanuit de zaal vinden een aantal mensen dit erg veel. Weer anderen vinden dit heel aanvaardbaar.

  • Uit de zaal is er bezwaar om over dit beleid te beslissen, omdat er zo weinig leden aanwezig zijn. Respons hierop vanuit het bestuur is dat het beleid vast staat. Alleen over het operationele deel moet goed worden nagedacht. Echter kan dit nooit in een keer goed, dus er zullen ook zeker fouten worden gemaakt. Dat hoort er allemaal bij.

Het beleid is in stemming gebracht. Drie leden zijn tegen, negen leden onthouden zich van stemming en negentien leden stemmen voor het beleid. Hierdoor is het beleid formeel aangenomen.




  1. Rondvraag

Allereerst moet gezegd worden dat de rondvraag vroegtijdig is beëindigd vanwege het late uur.

Dit geeft onvrede bij Cees van den Engel. Het bestuur neemt op zich met Cees contact op te nemen.


Verder was er de vraag omtrent het parkeerprobleem rond de atletiekbaan. Dit zal moeten worden aangegeven bij de gemeente Zwolle. Door de komst van een nieuwe moskee en de hockeyclub zijn er te weinig parkeerplaatsen.
Ten slotte zijn er complimenten aan het bestuur. Zonder voorzitter en secretaris heeft het toch goed kunnen draaien.



  1. Sluiting

Willem van Beek sluit de algemene ledenvergadering.



  • Concept-notulen ALV AVPEC1910, 26 maart 2012
  • Korte informatie-uitwisseling
  • Financieel jaarverslag 2012
  • Voortgang vorig jaar door ALV vastgesteld technisch beleid.
  • Aanpassing statuten en huishoudelijk reglement
  • Aanpassing vrijwilligersbeleid

  • Dovnload 31.29 Kb.