Thuis
Contacten

    Hoofdpagina


Het BizWiser Organisatieconcept

Dovnload 36.03 Kb.

Het BizWiser Organisatieconcept



Datum23.10.2018
Grootte36.03 Kb.

Dovnload 36.03 Kb.


Het BizWiser Organisatieconcept
Met het BizWiser Organisatieconcept kan uw organisatie zo worden ingericht dat deze niet iedere paar jaar “om” moet doordat er bijvoorbeeld nieuwe technieken ter beschikking komen of de maatschappelijke omstandigheden veranderen. We maken daarbij gebruik van de 80-20-regel: 80 procent van uw organisatie en systemen blijft stabiel, zodat u hier niet meer dan 20 procent van uw tijd en menskracht aan hoeft te besteden. De overgebleven 20 procent is datgene wat uw organisatie uniek maakt, waar u zich profileert. Het BizWiser Organisatieconcept maakt het mogelijk dat u hieraan 80 procent van uw tijd en energie besteedt.
De BizWiser-aanpak bestaat uit fasen die uiteenvallen in stappen. Fase 1 betreft de hele organisatie,de fasen 2-4 gelden per hoofdproces. De fasen 1-3 dienen altijd te worden doorlopen, maar u hebt daarbij wel de keuze uit verschillende opties. Iedere fase eindigt met een “GO/ NO GO-beslissing“, m.a.w.: u kunt na iedere fase stoppen. Grote organisaties kunnen ervoor kiezen tijdens fase 3 niet alle ook delen van hoofdprocessen in kaart te laten brengen. Desgewenst helpen wij u met het stellen van prioriteiten.
In het schema hieronder vindt u een overzicht, dat in de rest van de tekst nader wordt uitgewerkt.



Fase

Doel

Reikwijdte

Status

Resultaat fase

1

Quickscan

Stap 1: Globaal procesmodel vaststellen

Stap 2: Keuze vervolgtraject bepalen

hele organisatie

verplicht

Globaal procesmodel
Go/No Go

2

Nader onderzoek

Stap 3: Workshops

Stap 4: Resultaten verwerken

Stap 5: Nader onderzoek

hoofdproces

verplicht,

diverse opties



Nader uitgewerkte

procesmodellen


Go/No Go

3

Vastleggen

Stap 6: Vastleggen in overleg

hoofdproces


verplicht



Vastgelegde & toeganke-

lijke procesbeschrijvingen

Go/No Go


4

Beheer & onderhoud

Stap 7: Regelen beheer, onderhoud &

verzorgen opleidingen personeel




hoofdproces


niet verplicht,

diverse opties


Resultaat fase 3 wordt

up to date gehouden.

Medewerkers werken

volgens procesmodel


Tabel 1: Schematisch overzicht fasen 1-4



1 Fase 1: Organisatie als geheel, QuickScan
Stap 1: QuickScan. Wij voeren een QuickScan uit in uw organisatie, waarbij we samen met u bepalen welk globaal procesmodel voor uw organisatie het meest geschikt is. In een workshop met een aantal medewerkers worden het resultaat van de QuickScan & het globale model nader onder de loep genomen en zonodig bijgesteld.
Stap 2: Keuze bepalen. Het globale procesmodel omvat vijf of zes hoofdprocessen. De belangrijkste daarvan is het kernproces, d.w.z. de samenhangende reeks activiteiten die de bestaansreden voor uw organisatie vormt. De overige hoofdprocessen zijn nodig voor de ondersteuning van het kernproces.
U kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden:

  1. Organisatie als geheel: alle hoofdprocessen van A-Z vastleggen & optimaliseren; zorgdragen voor acceptatie; regelen van onderhoud & beheer

  2. Alleen kernproces: volledig, zie verder ad 1 en i., ii en iii

Organisaties met een administratief gecompliceerd kernproces, zoals dat bij vele non-profit dienstverleners het geval is, zullen dit vaak niet als geheel willen aanpakken. In dit soort gevallen helpen wij u desgewenst met het stellen van prioriteiten en het samenstellen van een haalbaar vervolgtraject.

  1. Alleen ondersteunende processen: volledig, zie verder ad 1 en i., ii en iii

  2. Eén hoofdproces volledig, zie verder ad 1 en i., ii en iii



2 Fasen 2-4: per hoofdproces
De fasen 2-4 worden voor elk hoofdproces doorlopen.

U hebt de volgende keuzemogelijkheden:



  1. Alle hoofdprocessen worden gelijktijdig aangepakt. Dat verkort de doorlooptijd, maar het aantal te investeren mensuren per hoofdproces verschilt nauwelijks van optie 2. Het project wordt wat moeilijker te beheersen, aan de andere kant is het op deze manier makkelijker de samenhang tussen de hoofdprocessen in de gaten te houden.

  2. De hoofdprocessen worden na elkaar afgehandeld. Dat verlengt de doorlooptijd, maar het aantal mensuren verschilt nauwelijks van optie 1. De projectbeheersing is overzichtelijker, wel moet er speciaal aandacht worden besteed aan het op elkaar laten aansluiten van de hoofdprocessen.

  3. Er worden twee hoofdprocessen simultaan aangepakt. Nadat deze zijn voltooid, wordt een GO/NO GO-beslissing genomen: gaan we verder, of stoppen we ermee?

  4. Er wordt één proces aangepakt. Nadat dit is voltooid, wordt een GO/NO GO-beslissing genomen: gaan we verder, of stoppen we ermee?



2.1 Fase 2: Nader onderzoek
Stap 3*: Workshops. Vervolgens worden de hoofdprocessen nader in kaart gebracht.

Per hoofdproces wordt een workshop georganiseerd, waaraan 8-30 medewerkers kunnen deelnemen. Het ideale aantal ligt rond de 15. Wie er deelnemen en hoeveel mensen gaan meedoen, bepalen BizWiser en u in overleg.

Voor kleine tot middelgrote organisaties is een workshop van een dag voldoende.

Voor grote en gecompliceerde organisaties is het waarschijnlijk nodig verschillende workshops te organiseren voor bijvoorbeeld verschillende divisies.


*De workshops dienen als startpunt voor het onderzoek, en als hulpmiddel om draagvlak te creëren. U kunt ervoor kiezen deze stap over te slaan. De ervaring leert echter dat de workshops de acceptatie aanzienlijk vergroten en de implementatie vereenvoudigen.
Stap 4: Resultaten verwerken. De resultaten van de workshops worden door BizWiser aan de organisatie beschikbaar gesteld via een speciale besloten en interactieve website.
Stap 5: Nader onderzoek. BizWiser onderzoekt wat er in uw organisatie gebeurt, welke afdelingen er zijn, welke taken er worden verricht. Alles wordt bekeken met onder meer het doel “best practices” te behouden en “bad practices” te verwijderen.

Voor alle items, klussen, takenpakketten e.d. moet een goede en logische plaats in het geheel worden gezocht. Dit wordt uitgevoerd door een medewerker van BizWiser die bij u wordt gedetacheerd, in overleg met betrokken medewerkers uit uw organisatie.



2.2 Fase 3: Vastleggen
Stap 6: Vastleggen in overleg. De gedetacheerde van BizWiser legt processen en procedures vast in tekst en met behulp van een schematechniek waarmee ze op een overzichtelijke en praktische wijze digitaal beschikbaar zijn voor iedereen in de organisatie.

Een en ander gebeurt volgens een duidelijk omschreven procedure in overleg met uw medewerkers.



Uiteindelijk ontstaat een procesmodel dat – indien goed beheerd – jaren mee kan.

2.3 Fase 4: Beheer & onderhoud
Stap 7*: Al tijdens fase 3 bekijkt de medewerker van BizWiser hoe in uw organisatie het systeem het best beheerd en onderhouden kan worden. Hij/zij overlegt dit met u en met de directie van BizWiser. BizWiser komt met een voorstel en zorgt ervoor dat de medewerkers die met onderhoud en beheer worden belast adequaat worden opgeleid.
*U kunt ervoor kiezen deze stap over te slaan.


Fokkelien von Meyenfeldt, BizWiser Modulair, v0.2, 11 november 2006

  • 1 Fase 1: Organisatie als geheel, QuickScan Stap 1: QuickScan.
  • 2 Fasen 2-4: per hoofdproces
  • 2.1 Fase 2: Nader onderzoek Stap 3*: Workshops.
  • Stap 4: Resultaten verwerken.
  • 2.2 Fase 3: Vastleggen Stap 6: Vastleggen in overleg.
  • 2.3 Fase 4: Beheer onderhoud Stap 7 *

  • Dovnload 36.03 Kb.